Gestion du temps et des priorités avec Outlook

 

Introduction

Cette formation a pour but d’offrir des outils concrets permettant d’améliorer l’efficacité au travail par une meilleure organisation du travail et une gestion adéquate de ses priorités. 

Objectif

Cette formation a pour but de transmettre des techniques et des méthodes basées sur des principes de gestion du temps, afin d’être plus efficace dans la gestion de l'ensemble des activités au travail. Spécifiquement, la formation touchera les aspects suivants :

  • S'organiser
  • Planifier son temps
  • Prioriser et focaliser
  • Communiquer
  • Négocier son temps

Compétences

Au terme de cet atelier, les participants pourront :

  • Comprendre la gestion du temps et des priorités
  • Mesurer les impacts de l'éparpillement des tâches
  • Équilibrer l'urgent et l'important
  • Revoir leurs valeurs
  • Les effets de la planification, du contrôle des événements par rapports aux impacts négatifs des interruptions au travail
  • Les retombées d'une saine gestion du temps et des priorités dans un contexte de planification quotidienne et hebdomadaire
  • Les outils Outlook à leur disposition pour appuyer cette approche

Contenu 

MODULE 1 : LES PRINCIPES DE LA GESTION DU TEMPS

  • L'importance de la planification
  • La clarification des objectifs
  • La prise de notes efficace
  • Distinguer l'importance et l'urgence
  • La réalisation
  • La délégation
  • La gestion des retards et des imprévus
  • La gestion du temps au quotidien (les habitudes qui sauvent du temps)
  • L'importance du suivi
  • L'ajustement aux changements
  • Les pratiques exemplaires
  • Le diagnostic des forces et faiblesses personnelles 

MODULE 2 : LE PLAN D’ACTION DE L’AMÉLIORATION DE LA GESTION DU TEMPS

  • Rédaction d'un plan d'action réaliste et personnel 

MODULE 3 : L’OPTIMISATION DU TEMPS DANS OUTLOOK 

La messagerie

  • La gestion intelligente du courrier avec les options d'envoi
  • La catégorisation
  • Gestion des dossiers
  • Gestion de l'importance
  • Gestion de l'urgence
  • Gestion des suivis sur les messages
  • Utilisation du gestionnaire d'absence du bureau
  • Utilisation des règles de gestion automatisées
  • Création de signatures automatiques
  • La recherche simple et la recherche avancée 

Le calendrier

  • Demande de réunions et planification
  • Les agendas de groupe
  • Création d'éléments périodiques
  • Utilisation et gestion efficace des rappels
  • Trucs et astuces de navigation rapide 

Les tâches

  • Création d'une tâche réaliste
  • Assignation (délégation) d'une tâche à quelqu'un
  • Utilisation des rappels
  • Utilisation des suivis sur les tâches assignées
  • Utilisation des utilitaires Outlook dans la détermination de l'importance et de l'urgence de la tâche 

Les contacts

  • Création de listes de distribution
  • Création d'un contact 

Le Journal

  • Utilisation intelligente du journal
  • Le journal comme outil de suivi et de documentation 

Approche pédagogique

Ce type d’atelier ne se déroule pas sous forme magistrale mais vraiment dans un contexte d’échange. À partir de la réalité des organisations des participants, le formateur aborde les différents thèmes de contenu.Un exercice préalable sur l'analyse de la gestion de son temps sera utile pour assurer un transfert des apprentissages suite à cette formation.

Attestation

A la fin de l'atelier, une attestation de participation sera attribuée au participant.

 

fcblanc

125, boul. Sacré-Coeur Gatineau (Québec) J8X 1C5

Téléphone : 819 770-4012, poste 4513
Sans frais : 1 866 770-4012, poste 4513
Télécopieur : 819 777-7594

formationcontinue@cegepoutaouais.qc.ca

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