Gestion du temps et des priorités avec Outlook (version classique)

Description de la formation

Cette formation a pour but d’offrir des outils concrets permettant d’améliorer l’efficacité au travail par une meilleure organisation du travail et une gestion adéquate de ses priorités. Elle vise à transmettre des techniques et des méthodes basées sur des principes de gestion du temps, afin d’être plus efficace dans la gestion de l’ensemble des activités au travail. 

Versions du logiciel :
Microsoft Office 365, Microsoft Office 2016, 2013, 2010 et 2007

Prérequis

Connaissance de l’environnement Windows.

Contenu de la formation

MODULE 1 : LES PRINCIPES DE LA GESTION DU TEMPS 

• L’importance de l’organisation 
• La clarification des objectifs 
• Distinguer l’importance et l’urgence 
• La priorisation 
• L’importance du suivi 
• Les bonnes pratiques 

MODULE 2 : L’OPTIMISATION DU TEMPS DANS OUTLOOK 

• La messagerie
  Gestion intelligente du courrier avec les options d’envoi ; catégorisation ; gestion des dossiers ; gestion de l’importance ; gestion de l’urgence ; gestion des suivis sur les messages ; utilisation du gestionnaire d’absence du bureau ; utilisation des règles de gestion automatisées ; création de signatures automatiques recherche simple et la recherche avancée. 
• Le calendrier
  Demande de réunions et planification ; agendas de groupe ; création d’éléments périodiques ; utilisation et gestion efficace des rappels ; trucs et astuces de navigation rapide. 
• Les tâches
  Création d’une tâche réaliste ; assignation (délégation) d’une tâche à quelqu’un ; utilisation des rappels ; utilisation des suivis sur les tâches assignées ; utilisation des utilitaires Outlook dans la détermination de l’importance et de l’urgence de la tâche. 
• Les contacts
  Création de listes de distribution ; création d’un contact 

MODULE 3 : LE PLAN D’ACTION DE L’AMÉLIORATION DE LA GESTION DU TEMPS 

• Rédaction d’un plan d’action réaliste et personnel 

Approche pédagogique

Ce type d’atelier ne se déroule pas sous forme magistrale mais vraiment dans un contexte d’échange. À partir de la réalité des organisations des participants, le formateur aborde les différents thèmes de contenu. Un exercice préalable sur l’analyse de la gestion de son temps sera utile pour assurer un transfert des apprentissages à la suite de cette formation. 

Évaluation

Une évaluation de type formative sera effectuée tout au long de la formation par le formateur.

Attestation

À la fin de l’atelier, une attestation de participation sera attribuée au participant.